Cuando una empresa digitaliza sus trámites o procesos, no solo ahorra recursos sino que optimiza y vuelve más eficientes sus procesos, permitiéndole centrarse más en lo que realmente importa, su “Core de Negocios”.
Para esto es importante como planificar, ejecutar y evaluar dicha digitalización, sobre todo en lo relacionado a las famosas firmas electrónicas.
A continuación te damos 7 puntos clave que debes tomar en cuenta cuando decidas implementar firmas digitales en tu negocio, sabemos que te serán de mucha ayuda.
- Conozca las ventajas de las firmas electrónicas.- El uso y firma de documentos electrónicos puede reducir al mínimo los costos de los servicios arraigados a la gestión física de documentos. Además, es posible controlar mejor estos documentos y acceder a sus consultas en tiempo real. También podemos usar certificados digitales para asegurar su integridad y autenticidad, o usar firmas biométricas para generar vinculación con los firmantes.
- Realice la transición asesorado por especialistas.- La mejor forma de encaminar la adopción de esta tecnología es la de hacerlo junto a especialistas legales en este tipo de cambios. Empresas como Intellisign cuentan con ingenieros y abogados que conocen la realidad de su industria y las regulaciones que aplican a los diferentes tipos de documentos y procesos de firma electrónica avanzada. Ellos le brindarán la ayuda inicial que necesita, para resolver problemas actuales o implementar esta tecnología en sus procesos.
- Elija la tecnología de firma electrónica adecuada para su negocio.- Hay diferentes tecnologías de firmas electrónicas con las que obtendrá validez legal dependiendo del tipo de documento a tratar y el país o ciudad donde se aplique. Para ello, debe conocer el perfil, cantidad y ubicación de sus firmantes, así como los dispositivos que más utilizan al trabajar.
- Mida el impacto del cambio en su organización.- Cada etapa deberá tener hitos con indicadores medibles para optimizar nuestra toma de decisiones. Calcule el ahorro que se tuvo en tiempo y recursos luego de adoptar el nuevo proceso tecnológico. Es recomendable evaluar los impactos cada seis meses.
- Identifique y segmente a su equipo para el entrenamiento y capacitaciones.- Usted requerirá identificar a su equipo de trabajo en esta etapa. Podemos empezar con los “Innovadores”, quienes gustan de experimentar nuevas tecnologías y proponer cambios. Luego, tenemos a los “Visionarios”, que suelen ser más reservados, pero con buena predisposición a adoptar la nueva tecnología, a diferencia de los “Escépticos”, quienes prefieren utilizarlas cuando el resto lo esté haciendo.
El entrenamiento y capacitaciones deben ser brindados de arriba hacia abajo en la jerarquía empresarial. Esto porque los jefes deben comprobar los resultados en pruebas piloto para estar convencidos y ser líderes en su promoción. Luego, el personal operativo brindará retroalimentación al interactuar con esta tecnología frecuentemente. - Incentive con recompensas la adopción del cambio.-Identifique las áreas pioneras en la adopción de esta tecnología e incentive a quienes lideren espontáneamente en este proyecto. Por supuesto, las métricas deben ser claras para dar recompensas. Luego, integre las áreas mejor adaptadas y permita que intercambien documentos firmados electrónicamente, documentando sus experiencias.
- Mejorará el impacto de su negocio en el medio ambiente y cuidará de la salud de sus colaboradores.- Al reducir el uso del papel se producirá una reducción de la huella de carbono de su negocio, lo cual es muy importante para los clientes hoy en día. Por otro lado, cuidará la salud de los firmantes durante la pandemia del COVID-19, ya que esta tecnología evita el contacto físico al firmar.
Bueno a hora que conoces los principales puntos clave, es hora de elegir una empresa que te ayude a realizar este cambio en tu organización. En Perú existe una empresa especializada en este tipo de herramientas y es Intellisign. Esta empresa nace como la alternativa, no solo peruana sino latinoamericana, para competir frente a otras empresas extranjeras de USA y Europa con la gran ventaja de estar compuesta por abogados peruanos, ecuatorianos, colombianos y brasileños especialistas en cumplimiento normativo y regulaciones de firmas de documentos entre privados, es decir conoce muy bien cómo aplicar firmas en cada país que atiende. Puedes visitarlos en su página web y concertar una cita virtual para que conozcas las ventajas que te pueden ofrecer.
