¿Qué es DAM?: Significado, cómo funciona y beneficio

La gestión de activos digitales (DAM) es tanto un proceso de negocio como una tecnología de gestión de la información, que crea un sistema centralizado para que las organizaciones ordenen y accedan a sus activos de medios.

DAM agiliza la gestión de activos y optimiza la producción de medios enriquecidos, particularmente dentro de las organizaciones de ventas y marketing, mediante la creación de un sistema de gestión centralizado para activos digitales.

Los equipos modernos de gestión de contenido digital y los especialistas en marketing también confían en DAM para reutilizar el contenido, reduciendo los costos de producción innecesarios y duplicando los flujos de trabajo con sus valiosas funciones de búsqueda.

¿Qué es DAM (Digital Asset Management)?

La gestión de activos digitales (DAM) es un tipo de software que las empresas utilizan para almacenar, organizar, encontrar y compartir archivos digitales.

Los sistemas DAM proporcionan a los empleados y a las partes interesadas internas y externas acceso a la biblioteca de activos digitales de una marca de imágenes, videos, presentaciones y documentos.

Las plataformas DAM ayudan a los equipos a trabajar de manera más eficiente y aprovechar el contenido digital para lograr sus objetivos estratégicos.

Los beneficios del DAM

Aumentar el valor del contenido

Las marcas que optan por utilizar una solución de DAM optimizan sus operaciones de contenido y maximizan el valor a lo largo del ciclo de vida de los activos; puesto que, los equipos usan este sistema para organizar, buscar y reutilizar contenido rápidamente.

Aumente la productividad

Las plataformas DAM permiten a las marcas gastar menos tiempo y dinero en contratación interna y socios externos al tiempo que escalan la producción de contenido al alinear sin problemas el departamento de marketing, el kit de herramientas de marketing y los activos digitales de la organización.

Acelere el tiempo de comercialización

El software de gestión de DAM elimina los cuellos de botella de contenido y obtiene contenido de marca en canales digitales rápidamente con acceso instantáneo a los activos de la empresa, integraciones de canales con software líder de gestión de proyectos y software de edición de imágenes, y gestión de marca integrada.

Expandir el negocio a nuevos mercados

Una plataforma DAM puede ayudar a mantener la coherencia de la marca en todos los canales digitales. Con todos los activos digitales accesibles, los equipos pueden encontrar, adaptar y reutilizar material de marketing en nuevos idiomas o para nuevas campañas de marketing en lugar de crear medios enriquecidos desde cero.

Mejor gestión de marca

Las soluciones de DAM fortalecen y protegen la identidad de marca de una organización, independientemente de qué equipos compartan archivos digitales. El uso del software DAM como plataforma central para todos los activos digitales simplifica la gestión de la marca y garantiza la coherencia de la marca en cada experiencia digital del cliente.

Disminuya el riesgo empresarial

Recupere el control de sus activos digitales y evite la responsabilidad por el uso indebido del contenido. La gestión de derechos digitales (DRM) protege a sus equipos de ventas y marketing de compartir o publicar archivos digitales protegidos por derechos de autor sin derechos de uso.

Cerrar más negocios

DAM permite a los equipos de ventas ganar con activos de marca persuasivos y disponibles al instante. El software DAM incluso ayuda a los equipos creativos a distribuir activos digitales de manera eficiente a los representantes de ventas y controlar el acceso a los activos para garantizar que cada activo digital compartido con los clientes sea siempre preciso y esté en el mensaje.

¿Cómo funciona el software DAM?

1.Creación del recurso

Las plantillas y los formatos de archivo estandarizados preparan los archivos digitales para su codificación incluso antes de que se creen. Esta estandarización mejora la facilidad de búsqueda y recuperación de documentos.

2. Codificación e indexación

Para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten la identificación de contenido digital a través de atributos como el tipo de activo (por ejemplo, documento técnico), la versión (por ejemplo, nuevo), el tipo de medio (por ejemplo, video) y la tecnología utilizada (por ejemplo, Photoshop, etc.).

3. Flujos de trabajo

Esta indexación se puede aprovechar para flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.

4. Control de versiones

El control de versiones se vuelve cada vez más importante para automatizar los flujos de trabajo, ya que garantiza que el activo más reciente y actualizado se utilice dentro del existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, también garantiza que solo se acceda a la versión más reciente y se lleve adelante para su revisión y uso.

5. Gobernanza a través de permisos

La gobernanza a través de permisos garantiza que solo aquellos a quienes se les ha concedido acceso puedan usar el activo de la manera en que se les asignó.

6. Auditoría

Se debe realizar una auditoría interna para evaluar la efectividad de DAM e identificar áreas de mejora. Del mismo modo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para garantizar que la tecnología y los procesos de una organización cumplan con las regulaciones. Ambos tipos de auditorías ocurren regularmente en industrias altamente reguladas, como las finanzas y la atención médica.

Principales casos de uso del DAM

DAM se utiliza en todas las industrias en cualquier lugar donde estén involucrados los activos digitales. Aquí hay dos ejemplos del uso de DAM.

Oficinas de patentes: suelen gestionar grandes volúmenes de activos digitales en diversas etapas de finalización. A medida que las actualizaciones se realizan a lo largo del ciclo de vida del activo, las características de transferibilidad, control de versiones y derechos de acceso son fundamentales para el mantenimiento.

Empresas tecnológicas: utilizan DAM en muchos departamentos diferentes, a menudo en múltiples ubicaciones. El sistema centraliza los activos para su acceso y uso. Las áreas funcionales dentro de una organización utilizarán DAM para diferentes propósitos. Algunos ejemplos incluyen:

• Recursos Humanos para administrar los registros de los empleados, la suscripción y el estado de los beneficios, etc.
• Compras para almacenar los detalles de contacto, las facturas y las especificaciones del proveedor preferido.
• Los equipos de desarrollo para almacenar planes de diseño y desarrollo de productos patentados, materiales de planificación e imágenes.
• Los equipos de ventas y marketing para la gestión de la marca y para mantener los activos creados y utilizados en toda la organización.

Muchos constituyentes de estas organizaciones necesitarán acceder, usar, editar y rastrear los activos, lo que hace que los permisos de acceso sean de vital importancia. Estos permisos podrían basarse en la unidad de negocio, el departamento funcional y el rol.

Los permisos también pueden extender el acceso de otros activos a componentes externos, como socios o clientes. Piense en logotipos y propuestas de participación que puedan ayudar a apoyar las iniciativas de asociación y comercio electrónico.

¿Qué buscar en una solución DAM?

Al analizar las plataformas DAM, es importante evaluar si las soluciones que seleccione proporcionan capacidades que lo ayudarán a implementar una solución exitosa para satisfacer sus necesidades actuales y más allá.

Una solución DAM exitosa proporcionará las siguientes capacidades:

• Admita el ciclo de vida de los activos en roles: debe permitirle administrar sus activos digitales desde la idea hasta la concepción y a lo largo de sus ciclos de vida.
• Integración: debe integrarse con las soluciones que tiene implementadas actualmente, como la creación y distribución de activos, y cualquier sistema que planee agregar en el futuro.
• Flexibilidad bidireccional: una solución DAM flexible y ágil proporcionará la flexibilidad para buscar activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo o buscar activos específicos para encontrar metadatos.
• Capacidad de importación y exportación: no debe crear una isla aislada de datos. Su solución ideal debe incluir la capacidad de compartir activos digitales, así como resultados de búsqueda y otros datos.
• Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia: es tan importante como el cómo y dónde se almacenan los activos, y la capacidad de transferir los activos donde sea necesario. Ya sea que elija almacenamiento definido por software local o almacenamiento basado en la nube, tenga en cuenta la confiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación para proteger sus activos.
• Eficiencia de transferencia de archivos: la velocidad y la eficiencia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente su velocidad de negocio. La capacidad de compartir y usar los activos cuando y donde los necesite ayudará a definir la efectividad de la solución que elija.