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Un punto importante para todo negocio es conocer qué es una nota de crédito, un escrito contable que se utiliza para modificar una factura emitida anteriormente y disminuir el importe total.
Sirve para registrar y documentar la transacción comercial, facilitar el control y seguimiento de las operaciones, mantener una contabilidad clara y ordenada, y cumplir con las obligaciones tributarias. Además, la nota de crédito puede ser utilizada como respaldo en caso de auditorías o inspecciones fiscales.
¿Qué es una nota de crédito?
La nota de crédito es un documento administrativo que sirve de comprobante entre una empresa y un cliente, y, ofrecerá una serie de ventajas a ambos.
Aquí, se debe reflejar toda la información referente a este saldo a favor que se le ha concedido al cliente.
Es muy usado por los proveedores y las empresas, ya que, sirve para corregir errores cometidos en alguna factura. También ofrece ventajas al cliente, ya que, dejará a los usuarios más conformes y asegurará futuras ventas para la empresa.
Algunas de las razones por las que se emite una nota de crédito son:
- Corregir errores en la factura original, como el precio o la cantidad de los bienes o servicios.
- Devolver dinero al cliente por productos devueltos o cancelaciones.
- Otorgar descuentos, bonificaciones o compensaciones por inconvenientes.
Ejemplos de nota de crédito
Ejemplo 1
Un cliente adquirió un lote de productos electrónicos, pero al recibirlos, notó que algunos de los artículos estaban dañados. Después de informar sobre la situación, la empresa emitió una nota de crédito por el valor total de los productos defectuosos. La nota de crédito incluye la fecha de emisión, el número de factura original, la descripción detallada de los productos devueltos y el valor correspondiente.
Ejemplo 2
Una empresa de suministros médicos emitió una factura a un hospital por un suministro de productos, pero cometió un error en los cálculos, facturando 20% más del total correcto. Tras detectar el error, la empresa emitió una nota de crédito que contiene la fecha de emisión, el número de factura original, una descripción del error y el importe corregido.
Ejemplo 3
Tu cliente es una escuela que te compra 100 juguetes del mismo valor para una fiesta infantil, adquisición por la que le cobras $10,000, pero después te quiere devolver 10 juguetes por los niños que no acudieron.
Como la factura de venta ya estaba emitida y el dinero depositado, entonces debes recurrir a este tipo de CFDI de Egreso para esta nueva operación. Por ello, tu cliente recibirá una Nota de Crédito que avale los $1,000 que le serán devueltos.
Recuerda, además, que debes enviar dicha nota de crédito junto con una copia del CFDI original en el que quede aclarada la anulación de la cantidad económica.
Ejemplo 4
Una empresa, DFG Ltd., vende 10 productos por valor de 20.000 libras esterlinas al comprador “Z” y emite una factura contra él. Sin embargo, al recibir la mercancía, Z encuentra defectos de fabricación en dos productos y los devuelve. Por lo tanto, DFG Ltd. emite una nota de crédito por valor de 4.000 libras esterlinas en la que se reconoce la devolución de las mercancías.
Nota de crédito: casos de uso
Errores de facturación: puede haber ocasiones en las que se cobre un importe incorrecto en la factura o en las que un cliente pueda disputar el importe cobrado: una nota de crédito puede revertir dichas transacciones.
Productos devueltos: los compradores pueden exigir un reembolso al encontrar un defecto de fabricación o falla en el producto entregado. Los bienes también pueden devolverse si se entregaron artículos incorrectos o si los bienes entregados ya no cumplen con su propósito. En tales casos, los vendedores emiten notas de crédito como prueba de la devolución de los bienes y el dinero adeudado.
Cambios de pedido: las notas de crédito son útiles cuando se cambia una parte del pedido. Por ejemplo, si un comprador modifica su pedido de cinco artículos a tres productos, un vendedor puede emitir una nota de crédito en la que registre los nuevos cambios.
Descuentos y disputas de precios: si un vendedor incentiva los pagos anticipados ofreciendo descuentos, se puede emitir una nota de crédito para compensar el pago inicial esperado del comprador. Esto demuestra que ya no se espera que el comprador pague en su totalidad el importe ordenado en la factura inicial.
Tipos de Nota de Crédito
Comerciales: se realizan por operaciones comerciales entre la empresa y el proveedor o el cliente, con la finalidad de que quede reflejado el saldo a su favor.
Bancaria: se emite por parte de las entidades financieras, con la finalidad de que conste la entrega de un dinero a un cliente.
Liquidación: si un comprador ya ha pagado la factura emitida anteriormente en su totalidad, puede usar esta nota de crédito para compensar sus pagos futuros al vendedor.
Grabación: se registra como una reducción de sus cuentas por cobrar, ya que el dinero ya no es por cobrar del comprador. Por otro lado, el comprador también realizará una anotación de nota de crédito en sus libros reduciendo su cuenta de cuentas por pagar.
¿Una nota de crédito es un reembolso?
Una nota de crédito no es lo mismo que un reembolso. Mientras que un reembolso implica un reembolso inmediato en efectivo, una nota de crédito es un reconocimiento de la cantidad adeudada al comprador.
Un comprador puede optar por utilizar la nota de crédito para reducir el pago de su factura impagada o ajustarla para pagos futuros. Alternativamente, pueden exigir una cantidad en efectivo si la factura ya está pagada en su totalidad.
Nota de crédito vs factura
La nota de crédito y la factura electrónica son dos documentos diferentes. Aunque en un principio se identifican como el mismo documento, debemos tener presente el tipo de CFDI del que estamos hablando.
La nota de crédito es un documento legal que acredita anulaciones, descuentos, devoluciones, bonificaciones y disminuciones de valor de la factura, boleta de venta electrónica y en un recibo por honorarios ya emitido. En términos normativos, el CFDI de egresos o nota de crédito pueden ser utilizados para disminuir los ingresos obtenidos por una operación o para realizar la corrección de algún importe aplicado en una factura emitida previamente.
Por otro lado, la factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos fiscales establecidos por la autoridad fiscal. La factura electrónica es un comprobante fiscal que se emite y recibe en formato electrónico y tiene la misma validez legal que una factura impresa
Una nota de crédito es diferente de una factura y generalmente se emite después de que el vendedor ya haya emitido una factura a nombre del comprador. Una factura detalla el importe adeudado al vendedor por los productos y/o servicios prestados por él al comprador.
Por el contrario, una nota de crédito sirve como una especie de factura negativa. Anula parcial o totalmente el importe adeudado al vendedor en la factura emitida anteriormente. Por lo tanto, una factura exige pagos al comprador, mientras que una nota de crédito muestra el monto adeudado al comprador.
