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Tanto para los negocios tradicionales como los electrónicos o ecommerce, es necesario entender qué es una nota de débito, un documento contable que se utiliza para modificar una factura emitida anteriormente y aumentar el importe total.
Además, sirve básicamente para registrar y documentar la transacción comercial, facilitar el control y seguimiento de las operaciones, mantener una contabilidad clara y ordenada, y cumplir con las obligaciones tributarias.
¿ Que es una nota de débito?
Una nota de débito es un documento utilizado por un vendedor para informar al comprador de las obligaciones de deuda actuales, o un documento creado por un comprador al devolver los bienes recibidos a crédito.
Puede proporcionar información sobre una próxima factura o servir como recordatorio de los fondos adeudados actualmente. En el caso de los artículos devueltos, la nota incluirá el crédito total anticipado, un inventario de los artículos devueltos y el motivo de su devolución.
La nota de débito también puede ser utilizada como respaldo en caso de auditorías o inspecciones fiscales.
¿Para qué sirve una nota de debito?
Las notas de débito se utilizan para corregir errores en facturas previas, como errores de cálculo o de facturación, o para realizar ajustes en el precio debido a cambios en las condiciones de venta o de entrega. Alguna de estas causas son:
- Cobrar intereses por mora, comisiones, gastos de envío o bancarios.
- Errores cometidos en la emisión de la factura o boleta, como el precio o la cantidad de los bienes o servicios.
- Cobro de comisiones
- Gastos por fletes
- Devolver bienes recibidos a crédito
- Ajustar el precio por cambios en las condiciones de venta o entrega.
¿Cómo funciona una nota de débito?
Una nota de débito se utiliza generalmente en las transacciones de empresa a empresa. Tales transacciones a menudo implican una extensión de crédito, lo que significa que un proveedor envía un envío de bienes a una empresa antes de que se pague el costo del comprador.
Es una forma de comunicarle al comprador que el vendedor ha cargado su cuenta. Aunque los bienes reales están cambiando de manos, el dinero real no se transfiere hasta que se emite una factura real.
Las notas de débito son independientes de las facturas porque generalmente tienen el formato de cartas y es posible que no requieran un pago inmediato. Esto es cierto cuando la nota de débito se utiliza para informar al comprador de las próximas obligaciones de deuda basadas en montos que aún no se han facturado oficialmente.
Diferencia entre nota de débito y nota de crédito
Tanto las notas de débito como las de crédito son documentos contables oficiales, utilizados en ambos casos por las empresas pero con diferentes fines.
Independientes de la factura, estas notas permiten a los compradores saber cuánto crédito comercial tienen o, a la inversa, cuánto deben todavía. También son fundamentales para el seguimiento de envíos, los pagos adeudados o si queda algún crédito en la cuenta.
Mientras que una nota de débito es emitido por un vendedor a un comprador para notificarle las obligaciones de deuda en curso, una nota de crédito es un documento emitido por un vendedor a un comprador para notificarle que el importe se está abonando en su cuenta.
Las notas de débito también se utilizan en transacciones entre empresas y clientes, como cuando un cliente devuelve artículos a una empresa recibidos a crédito. En este caso, el comprador le emite la nota de débito al vendedor.
En las notas de crédito se utiliza para compensar contablemente una factura anterior que ya se ha pagado. Como vendedor, puedes emitir una nota de crédito cuando sea necesario cancelar la totalidad o parte de una factura por diversos motivos, entre los que se incluyen los siguientes:
- Cambios en un pedido después de emitirse la factura
- Artículos devueltos o servicios rechazados
- Daños producidos en los artículos durante el envío
- Errores de precios en la factura original